تؤثر إدارة العمليات على جميع جوانب إدارة الشركات وتسيير أعمالها، من إنتاج البضائع والخدمات إلى تتبع مستويات الكفاءة والمساهمة في الناتج النهائي والربحية. فهي تساهم أيضًا في تحقيق أعلى مستويات الفعالية للقوى العاملة والعمليات والجودة والسلامة وسلاسل التوريد، مما يتيح لك تحقيق أقصى قدر ممكن من الربحية والأفضلية التنافسية.
سوف نناقش الإعدادات اللازمة لإدارة بيئة العمل، ونشر الاستراتيجيات لبيئة العمل، وكيفية الحفاظ على الكفاءة التشغيلية للمؤسسة وتحسينها بمرور الوقت.
تكمن أهمية إعداد نظام فعال لإدارة بيئة العمل في تحسين العمليات وتحقيق التميز في بيئة العمل. لكن يتعين عليك أن تحدد غاياتك وأهدافك بوضوح من جراء تطبيق أفكارك الإدارية في بيئة العمل. قد يتضمن ذلك تحسين الكفاءة، أو تقليل نسبة الهدر، أو الارتقاء بالجودة، أو زيادة الإنتاجية. ضع أهدافًا قابلة للقياس لتتمكن من متابعة مدى تقدمك ونجاحك.
لا ينفصل تطوير الخطة التنظيمية عن التطبيق الفعال لاستراتيجيتك في إدارة العمليات. وينبغي أن يفي الهيكل التنظيمي بشكل مبسط بالمعايير التالية:
1. تحليل العمليات الحالية وسير العمل لتحديد المواطن التي يمكنها الاستفادة من إدخال التحسينات.
1.2 تصميم مخطط محسين لبيئة العمل يسهّل انتقال وتدفق المواد والمنتجات بانسيابية، مما يقلل من الحركة غير الضرورية والتأخيرات.
2.2 وضع نظام فعال لسير الأعمال يعزز التعاون بين الوظائف المختلفة، مما يضمن تقديم خدمة انسيابية والحد من انعدام الكفاءة وتعطل الأعمال.
3. وضع إجراءات موحدة واستخدام أدوات إدارة مرئية (مثل اللوحات البيضاء والمخططات البيانية) لتبسيط عملية التواصل والتعاون بين الإدارة والموظفين في مختلف الوظائف وبشكل افقي بين الإدارات المختلفة.
لتطوير الإدارة التشغيلية وتطبيقها بكفاءة والحفاظ عليها، يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات وتقنيات التنفيذ:
1. تطبيق أسلوب منهجي لحل المشكلات؛ دورة (تخطيط – تنفيذ – تقييم – تنفيذ).
2. الاستفادة من تقنيات الإدارة المرئية لتيسير التعرف على الظروف الطبيعية وغير الطبيعية؛ مثل أنظمة “أندون” (Andon) لنقل المعلومات بسرعة وفعالية.
3. تطوير إجراءات تشغيلية قياسية لتوحيد العمليات في بيئة العمل، مما يؤدي إلى كفاءة وإنتاجية أعلى.
4.متابعة وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس مقدار التقدم وتحديد المواطن التي تحتاج إلى المزيد من التحسينات.
لضمان مشاركة الجميع والتزامهم، من المهم الإعلان عن تلك الاستراتيجية بمنتهى الوضوح. ارسم صورة مرئية لما تطمح إليه، وحدد التغييرات المطلوب إدخالها على الوضع الراهن باستخدام أهداف قابلة للقياس. وفي الوقت نفسه، احرص على توضيح منطق الاستراتيجية وعملية التطوير بمنتهى الشفافية.
عند تقسيم الاستراتيجية الشاملة إلى خطوات قابلة للتنفيذ، يكتسب الموظفون والعاملون فهمًا واضحًا لارتباط مهامهم اليومية بالأهداف الأشمل للمؤسسة، مما يتيح لهم تحديد الأولويات على نحو فعال. ويعزز هذا التوافق على مستوى المؤسسة من المساءلة ويشجع العمل الجماعي التعاوني ويضمن توحيد الجهود من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.
ولا ينتقص ذلك من أهمية آليات المتابعة وتجميع الملاحظات لأي عمليات تشغيلية. فمن الضروري أن يطمئن العاملون إلى وجود قنوات يمكنهم استخدامها للتعبير عن آرائهم والإبلاغ عن المشكلات وتقديم الاقتراحات. ومن المهم أيضًا متابعة مدى التقدم المحرز بانتظام والاحتفال بالانتصارات ومعالجة أي عقبات على الفور. إلى جانب ذلك، من المهم أن يتمتع أسلوب التواصل داخل المؤسسة بالمرونة اللازمة والقدرة على التكيف مع تغيّر الظروف، إذ يعتمد التحسين المستمر على الإنصات الفعال لآراء وملاحظات أصحاب الشأن.
يمتاز كل مجال من المجالات بتحدياته ولوائحه وممارساته الخاصة. لذا، من المهم أن تتولى تخصيص استراتيجياتك في إدارة العمليات بما يناسب مجالك لتلبية تلك المتطلبات الفريدة بكفاءة وفعالية. على سبيل المثال، في مجال الرعاية الصحية، تكون الأولوية دائمًا لسلامة المريض والالتزام باللوائح، بينما يركز قطاع التصنيع على تحسين عمليات الإنتاج وسلاسل التوريد مع التركيز أيضًا على القيمة التي يحصل عليها للعميل.
لذا، ستحتاج إلى تطوير استراتيجيات تتسم بالمرونة اللازمة لمواكبة تغيّرات ظروف السوق وتفضيلات العملاء والتقدم التقني. كما ستحتاج إلى تشجيع ثقافة التحسين المستمر وتمكين فرق العاملين لديك من تحديد التحسينات اللازمة للعمليات وتنفيذها على نحو استباقي.
استمرار الكفاءة التشغيلية وتحسينها أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الميزة التنافسية. وفيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكنك وضعها في الاعتبار:
- تبني أساليب منهجية منظمة للتحسين المستمر، واستغلال الأدوات المتاحة لتحديد مواطن انخفاض الكفاءة وتطبيق الحلول اللازمة بطريقة منهجية.
- الاستثمار في التدريب المستمر وتطوير مهارات القوى العاملة، إلى جانب تقديم فرص تعلم مستهدفة لمعالجة الفجوات الواضحة في مهارات العاملين والارتقاء بها وتعزيز ثقافة التعلم المستمر في بيئة العمل.
- تقييم العمليات بانتظام من خلال تحديد مؤشرات قياس الأداء المناسبة والتخطيط لسير الأعمال وتحليل البيانات، إلى جانب تحديد مواطن الضعف التي تحتاج إلى تحسينات، مثل مواطن تكرار الأعمال وتباطؤها.
- تشجيع العاملين على المشاركة والاستفادة من أفكارهم من أجل تحقيق التميز التشغيلي المطلوب في بيئة العمل.
في إطار السعي نحو تحقيق التميز التشغيلي، تحتاج المؤسسات لأن تتبنى التزامًا صارمًا بالتحسين المستمر. الرحلة نحو التميز التشغيل مستمرة لا تتوقف، وتتطلب التفاني والقدرة على التكيف ورؤية ثاقبة لتحديد مواطن التحسن. لن تتمكن المؤسسات من الوصول إلى آفاق جديدة من الإنتاجية والربحية والميزة التنافسية إلا بالتطبيق الفعال لممارسات قوية لإدارة العمليات ونشر الاستراتيجيات، مع القدرة على التكيف مع الفروق الدقيقة في كل مجال من المجالات، والحفاظ على الفعالية التشغيلية من خلال التحسين المستمر. عندما تتبنى هذه المبادئ بحماس، ستكون مجهزًا ومستعدًا لخوض غمار سوق الأعمال المتطور باستمرار، متحليًا بالثقة والمرونة.