تعد الكفاءة والاتساق عاملين أساسيين للنجاح، لا سيما في بيئة العمل اليوم التي تسارع فيها وتيرة كل شيء. كما يحظى مفهوم “العمل الموحد” بأهمية بالغة من أجل تحقيق هذين الهدفين. يمكن تعريف العمل الموحد على أنه توثيق شامل لأكفأ الطرق المعروفة حاليًا لإنتاج منتج معين أو تقديم خدمة معينة. فهو يسرد تفاصيل الخطوات المشمولة في العملية، ويطرح إطار عمل متسق وقابل للتكرار.
يحقق تطبيق العمل الموحد فوائد عدة لبيئة العمل. أولًا، يحسن الكفاءة من خلال إزالة الخطوات غير الضرورية والحد من المتغيرات في إجراءات العمل. ولا تقتصر مزايا هذا النهج المبسط على توفير الوقت، بل تمتد إلى خفض التكاليف وتحسين الإنتاجية أيضًا.
ثانيًا، يعزز العمل الموحد من الاتساق في بيئة العمل. من خلال توثيق واتباع الإجراءات القياسية، ستضمن المؤسسات تنفيذ أعمالها بشكل موحد من مختلف المناوبات والفرق وفي مختلف المواقع. وسوف يؤدي هذا الاتساق إلى مخرجات أعلى جودة، وأخطاء أقل، وزيادة في رضا العملاء.
لتطبيق مبدأ العمل الموحد على نحو فعّال، تحتاج المؤسسات إلى أن تضع في اعتبارها عدة عناصر أساسية. على سبيل المثال، يعد نموذج العمل التفصيلي من المكونات بالغة الأهمية التي توفر تحليلًا تفصيليًا لكل مهمة أو عملية. يحتوي النموذج على معلومات مثل الأدوات والمعدات اللازمة، وترتيب الخطوات، وأي احتياطات أو تدابير خاصة بالسلامة. تعمل هذه الوثيقة بمثابة دليل مرجعي للموظفين، لضمان حصولهم على جميع المعلومات اللازمة لأداء المهام الموكلة إليهم بشكل صحيح.
ومن العناصر الأساسية أيضًا للعمل الموحد مخطط العمل الموحد الذي يوضح حركة القائم بالتشغيل وموقع المواد وعلاقتها بالآلة والتخطيط العام للعمليات.
ومن المكونات المهمة الأخرى للعمل الموحد الجدول التجميعي للعمل الموحد. يوضح الجدول أوقات العمل اليدوي، وأوقات السير، وأوقات عمل الآلات (العمل الأوتوماتيكي) لكل فرد قائم على التشغيل في تسلسل عملية الإنتاج.
فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب مراعاتها لتطبيق ممارسات العمل الموحد في مؤسستك:
- تقييم العمليات الحالية: تحليل سير العمل، وتحديد مواطن الضعف والقصور (عنق الزجاجة)، وجمع المدخلات من الموظفين.
- تطوير إجراءات تشغيل قياسية: وضع إجراءات تشغيل قياسية واضحة وموجزة لكل عملية. احرص على إشراك الموظفين في عملية التطوير لضمان تأييدهم وشعورهم بالانتماء.
- توفير التدريب والدعم: درّب الموظفين على الإجراءات الجديدة ووفر لهم الدعم باستمرار.
- مراقبة الأداء وقياسه: وضع مقاييس أداء لمتابعة كفاءة ممارسات العمل الموحد. راجع وحلل البيانات بانتظام لتحديد المواطن التي يمكن التحسن فيها.
- التحسين المستمر: شجع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم ومقترحاتهم من أجل تحسين العمليات.
من خلال توثيق ومشاركة أفضل الممارسات، سيصبح بإمكان المؤسسات تعزيز مشاركة المعرفة والتعلم المستمر. يوفر العمل الموحد منصة يسهم فيها الموظفون بأفكارهم ومقترحاتهم من أجل تحسين العمليات. وعلاوة على ذلك، يسهل نقل المعرفة من الموظفين أصحاب الخبرات إلى الموظفين الجدد، لضمان الاستفادة من خبراتهم القيمة. من خلال تبني ممارسات العمل الموحد، ستخلق المؤسسات ثقافة التعلم والتحسين المستمر.
تضمن ممارسات العمل الموحد رصد المعرفة وتوثقيها ومشاركتها داخل المؤسسة. من خلال توثيق أفضل الممارسات والإجراءات، يصبح بإمكان المؤسسات تأسيس مكتبة معرفية يتمتع جميع الموظفين بإمكانية الوصول إليها. ستعمل هذه المكتبة المعرفية بمثابة موردًا قيمًا للتدريب وحل المشكلات واتخاذ القرارات. كما يعزز العمل الموحد مشاركة المعرفة من خلال التواصل والتعاون المنتظم بين الموظفين. وباستغلال تقنيات إدارة المعرفة، يصبح بإمكان المؤسسات تسخير قوة العمل الموحد وتعظيم الكفاءة والاتساق.
العمل الموحد هو حجر الزاوية “للتحسين المستمر” لأنه يوفر أساسًا للتقييم. لا يمكن اعتبار أي تحسين “تحسنًا” إلا بوجود أساس مرجعي للتقييم والمقارنة. لهذا السبب، قال تايشي أونو، الأب الروحي لنظام الإنتاج في شركة تويوتا، عبارته الشهيرة: “بدون مقاييس، لا يوجد تحسين مستمر”. عند النظر إلى العمل الموحد باعتباره وصفة للنجاح، سنجد أنه لا يقيّد الإبداع، وإنما يضمن استدامة النجاح ويوفر قاعدة لمزيد من التحسين. الغرض الأساسي للعمل الموحد هو وضع أساسات متينة لحل المشكلات والتحسين المستمر.
استغل قوة العمل الموحد في مؤسستك واستفد من مزايا تحسين الكفاءة والاتساق والجودة. ابدأ بتقييم عملياتك الحالية وصغ إجراءات تشغيل قياسية واضحة لوضع الأساسات اللازمة للتحسين. احرص على إشراك الموظفين، وتعزيز ثقافة التعلم المستمر، واجعل العمل الموحد أساسًا لنجاح مؤسستك.
Photo attribute:<a href=”https://storyset.com/people”>People illustrations by Storyset</a>