أسبق وأن فكرت يومًا في “ما الذي يثير الأفكار؟”، أو “لماذا نسعى إلى التغيير؟”. ستساعدك هذه المقالة على زيادة إثارة أفكار كايزن للقادة
تتولد الحاجة إلى التغيير وتُثار أفكار التحسين تبعًا لسببين بسيطين. السبب الأول هو أن العقل يقوم بتحديد مشكلة ما، فيثير الحاجة إلى التغيير للقضاء عليها. أما السبب الثاني هو أن العقل يحدد فرصة يرغب في الاستفادة منها. وبمجرد تحديد أحد السببين يبدأ العقل بالتفكير في طرق (أفكار) حول كيفية التعامل مع الموقف.
تعتبر عملية إثارة الأفكار من أجل التحسين المفهوم الأساسي لكايزن. “مع كل زوج من الأيدي، تحصل على دماغٍ مجاني” (برونيه ونيو، 2003، ص 1427). تجنب التسرع في إطلاق الأحكام، بحيث يمكن أن ينجم عن ذلك أفكارًا بلا معنى. من المهم تحقيق توازن بين النقد البناء وإطلاق الأحكام عند تحديد جدوى الأفكار (شينغو، 1959). قام شينغو (1959) بتحديد اثنتي عشرة خطوة لإثارة أفكار كايزن. ويمكن استخدام هذه الخطوات لتحسين المهام والعمليات، والماكينات، والمراحل التشغيلية.
الخطوات الاثني عشر لإثارة المزيد من أفكار كايزن
- الإلغاء: تحديد العمليات ومعرفة ما إذا كان يمكن استبعاد عملية ما مع الحفاظ على الهدف أو تحسينه. إسأل “هل يمكن إيقاف العملية؟”.
- المنظور– وجهة نظر معارضة: هو تغيير أو عكس المنظور بتغيير الطريقة التي ينظر بها المرء إلى العملية. ومن الأمثلة على ذلك، التفكير فيما يمكنك فعله بالميزان بدلًا من التفكير في كيفية رفع منتج على الميزان بحيث لا يظل رفع المنتج مطلوبًا.
- الانحراف – الإدارة عن طريق الاستثناء: التركيز على الأمور غير الطبيعية وغير القياسية. ومن الأمثلة على ذلك إدارة عملية الحضور من خلال تسجيل أعداد المتغيبين، وإحصاء الأجزاء المعيبة بدلاً من الأجزاء الجيدة.
- التكيف – هناك فئتين من الظواهر: الفئتان هما متغير وغير متغير (أمور متغيرة وأمور ثابتة). تركز هذه الخطوة على تغيير الأشياء المتغيرة إلى ثابتة، والتحقق من شيء ثابت يمكن أن يتم اعتباره متغيرًا. ويعتبر التعامل مع الأشياء غير المتغيرة (ثابتة) أسهل وأسرع من التعامل مع الأشياء المتغيرة.
- النسبة –أخذ الحجم بعين الاعتبار: تبسيط أو تغيير النقيضين، أشياء كبيرة جدا أو صغيرة جدا. ومن الأمثلة على الحجم الكبير، تخزين صناديق الكرتون وهي تأخذ الشكل المسطح بدلاً من تخزينها وهي جاهزة. ومن الأمثلة على الحجم الصغير، عرض الأشياء الصغيرة على شاشة بدلاً من استخدام المكبر أثناء الفحص.
- التوزيع – الترتيب أو التفريق: الدمج والجمع بين الأنشطة المماثلة. ومن الأمثلة على ذلك دمج عدة استمارات متعددة في استمارة واحدة ومن الأمثلة الأخرى على ذلك تصحيح اتجاه العناصر كمجموعة بدلاً من تصحيح العناصر بشكلٍ فردي (عند فرز رزمة من الورق، قم بتجميع الورق في مجموعتين، كومة واحدة متجهة للأعلى والأخرى لأسفل. بمجرد الانتهاء من ذلك، قم بقلب المجموعة المتجهة للأسفل بدلاً من قلب كل ورقة متجهة لأسفل).
- الأداء الوظيفي – تعزيز الكفاءة: تتمثل إحدى طرق التفكير بهذا الأمر في دمج عدة أدوات يتطلب استخدامها بشكل متكرر. وهناك طريقة أخرى تتمثل في فصل العناصر إلى مجموعات بعد جمعها حسب الوظيفة. ويمكن استخدام ذلك للتعامل مع الأجزاء الصغيرة بكميات كبيرة. وهي تعمل من خلال تقسيم الأجزاء إلى مجموعتين، فيتم استخدام مجموعة واحدة حتى تنفذ تماما، ثم يتم الانتقال إلى المجموعة الثانية. وتتمثل مزايا التقسيم في التحكم في المخزون، وعدم وجود أجزاء قديمة غير مستخدمة.
- التوفير – تحقيق أقصى استفادة من الحركة: بعد تحليل حركة الأفراد، يمكنك إضافة أو إزالة العناصر إلى العملية. على سبيل المثال، تكون حركة العامل عالية عند استبدال شحنتين في موقعٍ واحد فقط. ويعمل إضافة موقع إضافي على الحد من حركة العامل.
- الاتجاه – العثور على التدفق: رتب العملية أو التدفق بالتوازي أو وفق تسلسل معين. ومن الأمثلة على ذلك هو تصميم دليل التشغيل حيث يمكن للمشغلين القيام بعدة مهام في وقت واحد. ومن الأمثلة الأخرى على ذلك هو تقسيم عملية تجميع معقدة إلى أنشطة متسلسلة بحيث يمكن للعامل التركيز على جانب واحد في كل مرة.
- إعادة الترتيب – تغيير ترتيب العملية: ومن الأمثلة على ذلك عملية تصنيع الأغذية بحيث يتم ملأ العلبة بالمنتج ثم طباعة تاريخ انتهاء الصلاحية بدلاً من القيام بالطباعة أولاً.
- المقارنات – التشابهات والاختلافات: استخدام خصائص العناصر للتمييز بينها وفرزها. ومن الأمثلة على ذلك فرز جزء استنادًا إلى الجهة اليمنى أو اليسرى باستخدام ميزة كل منهما.
- إعادة التعريف – تحسين وقت الانتظار: إعادة صياغة العملية لتقليل وقت الانتظار. تركز هذه الخطوة على زيادة فاعلية العامل من خلال تقليل وقت الانتظار.
لإثارة المزيد من الأفكار قم بتحليل الموقف أو المشكلة باستخدام هذه الخطوات البالغ عددها 12 خطوة. يمكنك استخدام هذه الخطوات التي عرفها دكتور شينغو بشكل منفصل أو مدمج لإثارة أفكار كايزن.